亞洲數位
上萬商品輕鬆盤點，
強省20％庫存付款！
撰文－謝宛蓉
攝影－邱如仁
2004年4月 e天下雜誌
美國最大的連鎖唱片行淘兒倒了！
台灣唱片業者面對線上下載、盜拷、量販店的步步進逼，個個咬牙苦撐。
擁有20家唱片門市的亞洲數位，如何在逆勢中達到每個月萬件商品的固定盤點，降低20％的庫存付款，成功走出唱片業的末路黃昏？
2月中，美國唱片業者淘兒（Tower Records）不堪虧損，提出破產保護申請。淘兒不僅是美國最大的連鎖唱片行，也曾經是台灣的流行指標，它的命運令全世界許多樂迷不勝唏噓。
根據淘兒所提出的破產理由，首先是線上的免費下載，其次是盜拷，另外就是如威名百貨（Wal-Mart）等量販店的削價競爭，這些因素都讓走進唱片行的消費者愈來愈少。事實上，不只是淘兒慘澹結束，根據美國聯邦檢察官的說法，其他連鎖店像是維京（Virgin），營運情況應該也不盡理想。
鏡頭拉回台灣，成立於1998年、擁有20家唱片門市的亞洲數位，同樣面臨市場的嚴峻挑戰，而科技，正是它奮力一搏的終極武器。
亞洲數位改造的第一步，就是從銷售時點（POS）系統開始置換，也導入企業資源規劃（ERP）系統，全面改造企業內的進銷存、財會與人事系統。歷經一年多的規劃與導入，去年11月正式上線完成。
過去亞洲數位需要6位會計人員，負責每日基本的簿記、總帳。現在這些功能完全可由系統自動核算，財務部門的人力可以用來進行更高階的分析。
降低20%的庫存付款
系統上線以來，最直接的反應就在庫存的控制。以1到3月來說，亞洲數位付給供應商的帳款金額就降低了20%。
「因為有了明確的數字，現在我們終於可以和廠商談退貨了！」亞洲數位總經理黃振東表示，過去5大供應商是不接受退貨的，但是當他拿出數字讓他們知道哪些商品確實不好賣，對方終於願意妥協。「換個角度來看，也可以積極建議廠商，」他指出，廠商可以依據退貨資料即時調整出貨方向，對供應商與通路雙方是雙贏策略。
台北中和市遠東大樓中，一間50坪大的辦公室裡，亞洲數位的員工們專注地看著電腦螢幕，鍵盤聲此起彼落。從公司名稱到設備，看來都很科技。
「我們還有資料倉儲，」總經理黃振東打開機房房門對外展示，「這個行業還沒有人這麼做！」他得意地說。
老唱片集團力圖翻新
現年37歲的黃振東，過去曾在金融業有7、8年的資歷。後來因緣際會擔任唱片業財務，因而轉入唱片產業，並且曾在數位內容公司亞洲全通擔任總經理。
工作的際遇，讓他一方面感受到唱片業的艱辛，另一方面數位內容產業卻是朝氣蓬勃。於是，他開始對唱片業的經營模式提出許多創新思考，也認為這個市場大有可為。他找到經營唱片業數10年的亞洲唱片集團陳光明，集資合組了亞洲數位公司。
亞洲唱片集團擁有數10年的歷史，主要從事唱片的中盤經銷。亞洲數位的定位則是要經營零售通路。
亞洲數位的連鎖唱片行名為「大地之音」，創立以來2年內即佈建20家門市。目前台灣的唱片連鎖店，以大眾玫瑰的50多家獨佔鰲頭。亞洲數位、海山唱片則各擁有20多家門市居於其後。
在老集團之中挑起零售重擔的亞洲數位，目標還不只放在唱片行。黃振東表示，他們要做全方位影音流通業。「我們不創造音樂，但要創造音樂接觸點，」他指出，要讓每個人任何時候想到音樂，都可以透過實體通路、網路或行動虛擬通路等方式快速購買到音樂。
要成為跨越虛實的影音通路商，首先必須建立資訊系統的基礎建置。整體營業額只有5億元的亞洲數位，光在去年的IT建置就砸下2,000多萬，對於資訊技術的倚重與決心展露無疑。
靠e化改造唱片行
過去，亞洲數位也有基本的POS系統，可以將門市資料回傳到總公司。e化計畫中導入的POS系統，最主要的設計是有單品概念，就是以個別商品為紀錄單位，因而可以統計出每項商品的銷售狀況。
POS系統似乎是現在連鎖商店必備的系統工具，但是這步轉變，對於唱片業來說卻是艱難的一步。
「這個行業連成本都不知道怎麼算，」黃振東指出，因為影響成本的因素都是浮動的，難以估算出重要的成本資訊。
唱片供應商擬定了層層的計價方式：第一，是購買的基本折扣；第二，是購買一定數量可以搭贈幾片；第三，每季或每年供應商還會結算，購買到一個數量標準，再給部分折扣做回饋。其中折扣和搭贈，又是每件產品都不同。
「上游獨大，造成了這個奇特的現象，」黃振東說出這行業的難為之處。除日本外，在台灣、甚至整個亞洲，唱片流通業都是非常弱勢的行業。上游供應商是大家熟知的Sony、哥倫比亞、EMI等俗稱「5大」或「8大」的國際公司。
以亞洲數位來說，5大公司的產品強佔6成以上。他們擁有內容的版權，又嫻熟唱片業運作，因此對下游通路商有絕對的談判優勢，複雜的產品進價方式，就是上游商鼓勵出貨的策略。為了因應這些狀況，亞洲數位在新系統加入系統模組，訂立價格浮動調整的功能。
萬種商品e起來盤點
成本難估算之外，另一大難題是繁雜的商品種類究竟該怎麼e。亞洲數位的資料庫中，有多達19萬種的歷史商品！目前流通中的商品，也有4萬多種。
「商品數量非常龐大，」負責協助系統導入的飛雅高科技專案經理呂學明，點出唱片業資訊化的最大特色。由於唱片業販賣的是流行性商品，特性就在新產品不斷推陳出新。以他們接觸到的3C廠商來說，旗下分店數量是亞洲數位的4倍，但商品種類只有1萬多種。因此，當新系統導入時，也必須將歷史資料搬移，讓資料庫維持在一個合理有效的負擔。
品項太多的結果造成唱片業另一個有趣現象：幾乎不做盤點。黃振東指出，以前他們做過幾次盤點，都要花一整天閉店來做。所以唱片行普遍鮮少盤點，幾乎都是以貨的進出來估算存貨。
但在新系統導入後，亞洲數位各家分店的盤點，只要花1.5∼3小時就做完了。系統上線以來已經每個月都做盤點，可以清楚掌握庫存狀況。「未來，我們還要做到連營業中也可以盤點，就像7-Eleven一樣，」黃振東指出，目前已經朝這個方向再做下一階段的系統修正。
有了精確的進銷存貨資料，讓亞洲數位對各方面的狀況，可以更清楚掌握。
在內部調貨上，亞洲數位從分店各自為政改由總部統一控管。過去唱片行店員是憑目測來查貨、補貨，容易疏漏；若有缺貨，也要撥電話到各分店詢問。現在亞洲數位的公司總部可以清楚知道各分店的貨品狀況，要進貨、調貨都可以有效率地辦理。
更積極的效益，就是可以調整不同地區的銷售價格與商品項目。「過去也會有差別定價，但總是不知道確切原因，」黃振東表示，以往是由分店長各自決定售價，多半限於和鄰近商店的削價競爭。現在，他們可以算清楚，每個商品在每個地點的合理價格是多少，儘量避免割喉競價的流血輸出。
擁抱網路，正面迎戰
飛雅高科技專案經理呂學明表示，亞洲數位導入的新系統，能夠在各方面幫助他們，清楚掌控各家門市的商品與銷售資訊，對於連鎖店來說有很大的幫助。「黃總經理對於毛利分析非常重視，」他側面觀察，亞洲數位強調且善用分析資訊，積極控制獲利狀況。
e化過程中，亞洲數位還必須處理內部的問題。
「員工反彈的聲浪當然很大，」黃振東回憶，導入初期店內員工必須在各方面配合新系統做調整，確實相當辛苦。但是公司的方向既定，就是要堅持下去。事實上，除了後端的IT建置，亞洲數位的內部員工也大幅汰換，一年以來總部已陸續更替近9成的員工。人力重整的方向就是找來許多流通業的人才，要將公司改造成影音流通的體質。
後端系統改造完成後，進一步，亞洲數位要開始向前端延伸到消費者端。4月份預計調整店型、店貌，未來還要開發可供查詢存放位置的搜尋系統，讓消費者方便找到想要的唱片。另外，亞洲數位也致力於多平台通路建置，目前已經與各大便利商店、PChome、中華電信等實體或虛擬通路合作販售商品。最後，還要建立產業的協同作業，從事顧客資料的整體分析。
淘兒倒了，台灣唱片商沒有退縮。黃振東表示，亞洲數位預計第二季將有增資計畫，也有進一步展店甚至整併的規劃。
「唱片通路是寡佔市場，內容又容易數位化，」黃振東言談間展現出信心，要用e化將傳統唱片商打造成影音輸出專家。
